De acordo com o ILOS (Instituto de Logística e Supply Chain), foram gastos R$ 507 bilhões de reais com logística somente em 2013. Esse número representa cerca de 8,5% na receita líquida das empresas brasileiras. A atividade logística que mais gera custos no Brasil é o transporte, seguido da estocagem e armazenagem. E quando se fala em custos logísticos, o grande desafio está na criação de um planejamento para a sua redução, de modo a tornar a empresa mais competitiva em sua área de atuação.

Para tal, primeiramente, é necessário definir os principais custos dentro das duas grandes atividades logísticas: transportes e armazenagem. Os maiores custos com transportes estão relacionados à manutenção de veículos, combustíveis e pneus, mas também devem ser levadas em consideração as avarias decorrentes do transporte, o custo da mercadoria em trânsito, roubos de cargas, logística reversa, entre outros. Caso o transporte seja terceirizado, ainda teremos os custos com frete. No caso do estoque e armazenagem, devem ser considerados os custos de movimentação, perdas, avarias, seguro do material armazenado, os custos gerados pelo armazém (aluguel e despesas administrativas) e o do próprio estoque imobilizado.

Uso de KPI’s

Uma maneira eficaz de identificar os pontos que geram mais custos (e também gargalos) dentro do processo logístico é fazer uso de indicadores de performance ou KPI’s (Key Performance Indicators). Esses indicadores refletem o desempenho de uma operação ou do processo, fornecendo dados que podem ser analisados e posteriormente gerenciados de maneira proativa, possibilitando aos gestores a criação de um plano estratégico de redução de custos e melhoria contínua, com foco nas áreas mais problemáticas.

Segundo Kaplan e Norton (1997), o que não é medido não é gerenciado. E com as informações oferecidas por esses indicadores, além dos custos, é possível reduzir também o tempo de execução das tarefas, melhorar o desempenho, trabalhar pontos críticos, melhorar o nível de serviço, entre outros ganhos na operação. Esses indicadores devem ser medidos frequentemente, não somente para planejar e controlar, mas também com o objetivo de diagnosticar possíveis falhas no processo.

Indicadores variam

Mas é claro que os indicadores poderão variar de acordo com a área de atuação, estratégia e visão de cada companhia. Para obtenção desses indicadores é necessário ter informações quantitativas sobre recursos disponíveis, tempos de processos, solicitações atendidas, capacidade operacional, resultado das tarefas operacionais, quantidades de documentos, entre outras muitas informações que podem sem obtidas de maneira rápida e em tempo real através de ferramentas TMS (Transportation Management System) e WMS (Warehouse Management System), que são imprescindíveis na gestão do transporte e armazenagem.

Além das informações quantitativas disponibilizadas pelas ferramentas de tecnologia citadas acima, quando iremos montar os indicadores temos que ter em mão as metas e objetivos da organização, pois montar estratégias para alavancar as operações consiste inicialmente em “saber onde estamos” e “para onde queremos ir”. Os indicadores gerados pelo WMS e TMS nos forneceram informações de “onde estamos”, “em que velocidade está sendo executadas as atividades”, “onde estão os gargalos”, “visões gerenciais e financeiras do processo”. O objetivo da organização é traça a meta a ser alcançada por cada indicador.

A resposta está nos dados

Como o WMS e TMS gerenciam basicamente toda a cadeia logística, as informações necessárias já estão em seus bancos e dados e só precisam ser trabalhadas e apresentadas de maneira que possam ser analisadas mais rapidamente. Esses indicadores devem medir tempo e valor das operações mais críticas do dia a dia da empresa ou, se possível, todas elas. Em posse dessas informações é possível medir e analisar indicadores como os de transportes: percentual de entregas ou coletas concluídas no prazo, custo com avarias no transporte, percentual e custo com atrasos, utilização da capacidade do veículo, índice de atendimento de pedidos e acuracidade na emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).

Quando se trata da armazenagem, que gere os índices de atendimento de pedidos, tempo de ciclo dos pedidos, acuracidade do inventário, produtividade dos recursos em cada tarefa/processo, tempo do veículo na doca, acuracidade do endereçamento, uso da capacidade de armazenagem, custo do estoque e giro do estoque, é possível conhecer os pontos que acarretam maiores gargalos nos processos e também a causa do problema, permitindo que o gestor tome medidas para reduzir esses gargalos e atenda o cliente em menor tempo. Também é possível ver onde estão os pontos que incidem mais custo na operação e tratá-los mais adequadamente. O caso é que os indicadores variam para cada empresa e cabe a cada gestor saber o que deve ser medido para que sejam desenvolvidos indicadores adequados às suas necessidades.

Logística e BI

As ferramentas de gerenciamento (TMS e WMS), por possuírem as informações necessárias, conforme mencionado anteriormente, estão se aperfeiçoando para fornecer tais indicadores em forma de relatórios gerenciais e dashboards (representação gráfica dessas informações, consolidadas em uma única tela para melhor entendimento), tornando-se mais completas e eficazes na gestão logística. Elas também se tornaram mais flexíveis, permitindo que o próprio usuário desenvolva, da maneira que melhor lhe atenda, seus próprios relatórios e gráficos sem a necessidade de solicitar customizações e novos desenvolvimentos.

Com todas essas opções e flexibilidade somadas às informações consistentes e atualizadas, as ferramentas de gestão logística estão se tornando poderosas ferramentas de Business Intelligence (BI) dando total apoio à tomada de decisão com resultados mais precisos e eficazes. Contudo, não basta ter a ferramenta, é necessário fazer uso correto para obter as informações necessárias e atuar de forma corretiva nos pontos críticos do processo e de forma preventiva nos demais, buscando sempre a melhoria contínua para alcançar níveis diferenciados de competitividade no mercado.

Artigo por Fernando Santille, consultor de negócios da Store Automação, empresa de Tecnologia da Informação especializada no setor logístico.

Fonte: Portal de Notícias Computerworld